Sådan gik det til, da 1,8 millioner fakturaer skulle samles ét sted

Schibsted

Automatisering og digitalisering blev løsningen, da Schibsted skulle optimere fakturaflowet

Julie Heggedal er afdelingsleder i Schibsteds kreditafdeling og har oplevet samarbejdet med Arvato på tætteste hold siden efteråret 2017. Foto: Brand Studio, Schibsted

– Som en af Norges største mediekoncerner siger det sig selv, at Schibsted er et sammensat og komplekst selskab med mange omfattende processer. Navnlig når det gælder håndtering af forskellige betalingsløsninger, siger Julie Heggedal, afdelingsleder i Schibsteds kreditafdeling.

I efteråret 2017 valgte Schibsted derfor at se sig om efter en ny leverandør til fakturaadministration, kontoafstemning, dvs. sammenholdelse af faktura og indbetaling fra kunder, og kundeservice.

Efter en længere udbudsrunde faldt valget på Arvato, som på kort tid har hjulpet mediekoncernen med at automatisere og digitalisere endnu flere af sine fakturaer.

Tidligere har Schibsted, som blandt andet ejer dagbladene Aftenposten, VG og e24, haft det, Julie Heggedal kalder mere fragmenterede processer. Derfor valgte man for to år siden at finde en totalløsning.

– Udgangspunktet for ændringen var, at vi ønskede at samle hele ”order to cash”-flowet hos én og samme partner, forklarer Julie Heggedal.

– På en måde kan man sige, at Arvato er blevet vores forlængede arm, som hjælper til både eksternt og internt i Schibsted, fortsætter hun.

Positivt samarbejde

Siden marts sidste år har Arvato været totalleverandør af interne faktureringsprocesser til både privat- og erhvervskunder.

– For os giver det stor værdi kun at have én leverandør at forholde sig til gennem alle trin lige fra fakturaudsendelse til kundens indbetaling. Det giver os bedre kontrol med processerne og kortere vej, hvis der sker noget, som kræver hurtig handling. Det oplever jeg, at samarbejdet med Arvato har bidraget positivt til, fortæller Julie Heggedal.

– Man må heller ikke glemme kundeservicedelen. Som mediekoncern er vi blevet endnu mere tilgængelige for vores kunder, hvilket er utrolig vigtigt for os.

Læs mere: Sådan kan virksomheden tjene på optimering af inddrivelsesprocessen

Arvato har etableret et kundecenter i Sandefjord, som kun betjener Schibsteds kunder, hvilket chefen for kreditafdelingen er meget tilfreds med.

– Vi har et tæt samarbejde med centeret, og målet er, at kundeoplevelsen skal være mindst lige så god, som hvis kunderne havde kontaktet Schibsted eller vores selskaber direkte omkring faktura- og betalingsspørgsmål, siger Julie Heggedal.

Når afdelingschefen ser tilbage på det seneste år, er der navnlig tre faktorer, som har været vigtige for mediekoncernen:

  • at gøre flere fakturaer digitale, f.eks. via e-mail
  • at reducere tabet, når en kunde ikke betaler
  • at opnå høj kundetilfredshed gennem hele kunderejsen, fra bestilling og levering af tjenester til fakturering og betaling.

– Vi ønskede at gøre flere fakturaer digitale, dvs. at udsende dem elektronisk via e-mail. Vi ønskede at reducere vores tab, dvs. at miste færre penge, når kunder ikke betaler. Og ikke mindst ønskede vi høj kundetilfredshed fra bestilling og levering af tjenester til fakturering og betaling. Det vigtigste for Schibsted er, at kunderne føler, at der bliver taget hånd om dem, og at de bliver behandlet professionelt og med respekt i alle led af det, som har med betaling at gøre, understreger hun.

Værdifuld indsigt for fortsat vækst

det muligt at skræddersy og tilpasse fakturaerne, taler Julie Heggedal med stor entusiasme om den nye måde at rapportere på.

– Rapporteringen, den såkaldte business intelligence, er rigtig god. Rapporterne, som vi modtager, går endnu mere i dybden og er mere omfattende end tidligere. Det giver os vigtig indsigt i, hvordan vi arbejder, og hvordan og på hvilke områder vi kan levere endnu bedre over for vores kunder, samtidig med at vi kan varetage vores GDPR-ansvar.

Ifølge Julie Heggedal bidrager rapporterne også til at indsamle nødvendige data til de forskellige datterselskaber.

Derfor er høj kundetilfredshed det vigtigste, hvis man vil have inddrivelsesprocessen til at fungere.

– Ud fra et økonomisk perspektiv giver de data, som vi får fra Arvato, mulighed for at spå om fremtiden. Med gode rapporteringsværktøjer er det lettere at forudse udviklingen i næste kvartal, hvilket igen gør processerne omkring den interne rapportering i koncernen mere effektive og præcise. Min oplevelse er, at vi står stærkere i forhold til vækst i fremtiden og til at møde vores kunder på en så god måde som muligt, understreger Julie Heggedal, afdelingsleder i Schibsteds kreditafdeling.

.

Har du spørgsmål til vores produkter? Kontakt med en af vores sælgere!

Claus Buur Vesterager
Claus Buur Vesterager
Head of Sales, Arvato Financial Solutions Denmark
Phone
+45 38 41 80 46
Claes Lund
Claes Lund
Sales Manager, Arvato Financial Solutions, Denmark
Phone
+45 38 41 80 92
Kontakt
Find jobs