Digitale Transformation

Digitale Transformation: Optimieren Sie Ihren Order-to-Cash-Prozess

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Was bedeutet „digitale Transformation“?

Der Begriff „digitale Transformation" oder auch „digitaler Wandel" bezeichnet den fortlaufenden Weg von einer durch analoge Technologien geprägten zu einer digitalisierten Gesellschaft. Nach und nach haben sich die digitalen Technologien durchgesetzt und so wesentliche Aspekte von Wirtschaft und Gesellschaft nachhaltig verändert.

Beispielsweise haben Smartphones und Social Media unsere Art der Kommunikation unumkehrbar gewandelt und ermöglichen die ganz selbstverständliche Nutzung digitaler Dienste und Anwendungen. Einen Schritt weiter gedacht bieten Big Data und Machine Learning sogar gänzlich neue Perspektiven auf die Organisation von Wirtschaft und Gesellschaft.

Ein Beispiel aus der Mobilitätsbranche ist das Pioner-Konzept von Lynk & Co. Das innovative Abo-Modell erlaubt einen Anstieg der Fahrzeugnutzung von 4% auf bis zu 80% und setzt neue Maßstäbe für individuelle Mobilität und Sharing in unserer Gesellschaft.

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Digitale Transformation in Unternehmen

Die digitale Transformation von Geschäftsmodellen und Unternehmen im Allgemeinen beinhaltet verschiedene Aspekte:

Veränderung von Produktentwicklung und Unternehmensorganisation

Effizientere, auf Digitalisierung basierende Arbeitsweisen sorgen für eine Senkung der Kosten sowie beschleunigte Prozesse. Durch den Einsatz von z. B. Robotic Automation können zuvor gesammelte Daten smart genutzt werden.

Agiles Arbeiten, wie es in Teams oder durch Smart Manufacturing stattfinden kann, führt nicht nur zu einer Umsatzsteigerung, sondern auch zu besseren Produkten oder Dienstleistungen. Dabei darf auch die interne Unternehmenskultur nicht vergessen werden: Denn traditionell hierarchisch aufgestellte Strukturen können sich negativ auf die Fähigkeiten und Motivation der Mitarbeiter auswirken, die es für eine gelungene digitale Transformation benötigt. So sollten Sie den Aufbau von Teams, Infrastrukturen, Produkten und Geschäftsmodellen auf Optimierungspotenziale untersuchen und als Treiber der Transformation fungieren.

Veränderung von Produkten, Dienstleistungen und Geschäftsmodellen

Das Erschließen neuer Märkte, die ohne Digitalisierung nur schwer zu erreichen wären, ermöglicht eine Internationalisierung Ihres Unternehmens. Diese und auch eine bessere Kundenzentrierung sowie Innovation von Produkten und Dienstleistungen können folglich zu einer Steigerung des Umsatzes führen.

Veränderung der Interaktion mit der Zielgruppe

Wichtig für eine erfolgreiche Digitalisierung ist, dass Sie weiterhin in das Vertrauen Ihrer Kunden investieren. So können zur Datenanalyse und automatisierten Kommunikation zwar Machine Learning Ansätze durch Chat Bots oder ähnliches angewendet werden, diese sollten aber für den Kunden möglichst angenehm und nahezu unmerklich umgesetzt werden. Im Mahnwesen und Inkasso kann diese Automatisierung besonders nützlich sein. Aber auch im Marketing wird zunehmend automatisiert gearbeitet, indem es beispielsweise zunehmend personalisierte Werbung gibt, die den Kunden ausgespielt wird und somit zu einer erhöhten Nachkaufphase führt. 

Beispiel: Finanzprozesse

Finanzprozesse berühren alle drei Aspekte der digitalen Transformation:

 

Was bedeutet die digitale Transformation für den Order-to-Cash-Prozess?

Prozesskosten

Prozesskosten

Verringerung der Prozesskosten

Manpower

Manpower

Verkürzung notwendiger Arbeitszeiten

Fehlerquote

Fehlerquote

Steigerung der Effizienz durch Fehlerminimierung

Liquidität

Liquidität

Verbesserung des Cashflows

Zeit

Zeit

Beschleunigung des Forderungsmanagements

Kundenzufriedenheit

Kundenzufriedenheit

Verbesserung und Steigerung der Kundenzufriedenheit

Ziel des Prozesses ist es die Effizienz der Wertschöpfungskette zu steigern.
Dabei sind vier Faktoren ausschlaggebend:

  • Service und Qualität aus Kundensicht
  • Steuerung von Kosten
  • Steuerung der Kundenforderungen
  • Zeit, die sich auf die anderen drei Faktoren auswirkt

Je mehr Schritte entlang der Lieferkette („Supply Chain“) aus einer Hand organisiert werden, desto reibungsloser kann die Effizienz gesteigert werden. Dabei spielt der Einsatz innovativer Technologie bei jedem einzelnen Schritt im Order-to-Cash-Prozess (OTC-Prozess) eine wichtige Rolle.

Gestellte Rechnungen und Forderungen während des Order-to-Cash-Prozesses bestimmen die Zahlungseingänge Ihres Unternehmens. Verzögerungen können jedoch zu Komplikationen in der Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, oder bei geplanten Anschaffungen führen, ebenso wie zu anderen Liquiditätsproblemen. Da der Order-to-Cash-Prozess Einfluss auf das gesamte Unternehmen hat, sollte dieser unbedingt optimiert werden. Ein zuverlässiger Order-to-Cash-Prozess ist ein Indikator für ein hervorragend funktionierendes Unternehmen durch alle Geschäftsbereiche hindurch. Werden diese Prozesse zusätzlich digitalisiert bleibt Ihnen außerdem mehr Zeit sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Eine Steigerung der Transparenz und Effizienz dieser Prozesse bringt zum Beispiel die folgenden Vorteile mit sich:

Wie läuft der Order-to-Cash Prozess im Finanzbereich ab?

Von einer Bestellung bis zum Zahlungseingang sind im Order-to-Cash-Prozess alle Vorgänge des Auftrags- und Zahlungsmanagements End-to-End enthalten. Je nach Geschäftsanforderungen können aber verschiedene Schritte im Finanzbereich nötig werden:

  • Erfassung und Speicherung der Kundendaten in Order-Management Systemen
  • Authentifizierung und Risikoprüfung, um im Online-Bestellprozess die geeignetsten Zahlungsarten für den jeweiligen Kunden anzubieten
  • Zahlungsabwicklung inklusive Rechnungsstellung
  • Dokumentation aller Geschäftsfälle für die Finanz- und Bilanzbuchhaltung, sowie Debitorenbuchhaltung
  • Überprüfung bei Betrugsverdacht & Zahlungsrückbuchung
  • Retourenmanagement von zurückgeschickter Ware
  • Forderungsmanagement mit passender Ansprache im individuell abgestimmten Mahnprozess und kundenfreundlichem Inkasso.
  • Reporting aller Entwicklungen

AUTOMATISIERUNG

Der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA), sorgt dafür, dass zeitaufwendige, wiederkehrende Prozesse im Unternehmen automatisiert werden. Künstliche Intelligenz unterstützt hingegen mittlerweile vielerorts bei der Rechnungsprüfung, Zahlungsabwicklung oder auch bei Backoffice-Tätigkeiten. Alternativ können Finanzprozesse, vom Checkout bis zum Zahlungseingang auch komplett ausgelagert werden. Mit einer flexiblen Plattform für Finanzprozesse lässt sich beispielsweise die gesamte Debitorenbuchhaltung abwickeln.

Will man die Buchhaltung komplett in ein externes Buchhaltungssystem auslagern, werden das durch Fehler verursachte Risiko sowie ein Teil der Haftung dafür an den Dienstleister übertragen. Mit transparenten Reportings behält man jederzeit den Überblick über die individuell definierten Leistungskennzahlen (KPIs). Auch bei internationaler Expansion ist es hilfreich einen zentralen Ansprechpartner zu haben, der sich zudem mit landesspezifischen Rechts- und Zollvorschriften auskennt. Wir decken mit unseren Angeboten den kompletten OTC-Prozess ab.

Wie misst man den Digitalisierungserfolg im OTC-Prozess?

Um informierte Entscheidungen treffen zu können, ist es wichtig seine wichtigsten Kennzahlen (KPIs) stets im Auge zu haben:

  • Umsatzanteil: Gibt Auskunft darüber, ob die erzielten Einnahmen durch den Verkauf von Produkten einen ausreichenden Anteil der Unternehmenseinnahmen ausmachen. Wie viel Prozent macht der Order-to-Cash-Prozess von den Gesamteinnahmen aus?
  • Mitarbeiterproduktivität: Vergleicht man die Anzahl von Bestellungen mit der Anzahl von Vollzeitmitarbeitern, erhält man die individuelle Produktivität. So können Sie ganz einfach ineffiziente Prozesse identifizieren und optimieren. Gleichzeitig finden Sie so heraus, ob die Anzahl Ihrer Mitarbeiter zum tatsächlichen Bedarf passt.
  • Durchschnittliche Zeit bis zum Zahlungseingang: Klar, manche Rechnungen werden regelmäßig spät beglichen. Doch es hilft die Anzahl verspäteter Zahlungseingänge abzuschätzen, um z. B. rechtzeitig Zahlungserinnerungen zu versenden und so Forderungsausfälle zu vermeiden. Um eine pünktliche Zahlung zu motivieren, können auch Belohnungen für direkte Zahlungen angeboten werden.
  • Level der Automatisierung: Wie viel im OTC-Prozess wird manuell und automatisiert gehandhabt? Wie haben sich Fehlerquote, Bearbeitungszeit der Bestellungen und Zeit bis zum Zahlungseingang entwickelt? Um sich kontinuierlich zu verbessern, sollten Sie diese Faktoren regelmäßig überprüfen.

 

Unsere Lösung Aqount hilft Ihnen dabei, genau diese Kennzahlen zielgerichtet im Blick zu halten. Im Self-Service-Reporting-Portal auf Basis von Power BI können alle aktuellen Daten jederzeit abgerufen werden. In myAqount, dem Frontend für die SAP-Instanz, kann der First-Level-Support sogar in Echtzeit auf Kundenanfragen eingehen.

Die Zukunft ist automatisiert

Sind auch Sie von den Möglichkeiten der Automatisierung Ihrer Prozesse überzeugt? Und nutzen Sie bereits digitalisierte Verfahren in Ihrem OTC-Prozess?

Erfahren Sie mehr darüber, wie wir von Arvato Financial Solutions Sie bei der Transformation auf dem Weg in die digitale Zukunft begleiten können.

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