Ist die Entscheidung zu Gunsten des Outsourcings für das internationale Inkasso gefallen, gibt es einige grundsätzliche Fragen, die Unternehmen sich selbst bzw. potenziellen Partnern stellen sollten.
1. Wie viel Partnersteuerung kann und will ich leisten?
Diese Frage zielt darauf ab, ob ein Unternehmen für jedes Land einzeln einen oder mehrere Inkassopartner anbinden möchte. Die Alternative ist ein zentraler Partner, der die lokale Bearbeitung offener Forderungen in den relevanten Ländern sicherstellt. Hinsichtlich des Aufwands für die Auswahl, Kommunikation und Steuerung ist ein zentraler Partner immer vorteilhaft. Allerdings steigt damit auch die Abhängigkeit! Bei Differenzen ist ein Wechsel wesentlich herausfordernder als der Austausch eines einzelnen lokalen Partners.
2. Ist mein potenzieller Inkassodienstleister seriös?
In jeder Branche gibt es schwarze Schafe. Da Inkasso grundsätzlich ein sensibles Thema ist, leidet der Ruf der Inkassodienstleister besonders unter den Machenschaften einiger „Ausreißer“. Einen guten Anhaltspunkt bieten die lokalen Inkassoverbände wie z. B. BDIU (Deutschland), dib (Dänemark) und NVI (Niederlande), die die Seriosität ihrer Mitglieder sicherstellen.
3. Wie sicher und einfach sind die Prozesse?
Hier geht es in erster Linie um den sicheren Datenaustausch. Natürlich halten alle seriösen Anbieter die nationalen und europäischen Richtlinien und Gesetze zum Umgang mit Daten ein. Die Frage zielt also eher darauf ab, wie schnell und „elegant“ oder auch anwenderfreundlich der Datenaustausch realisiert werden kann. Viele Schnittstellen, langsame Transfers oder umständliche Uploads können zu erheblichen Aufwänden in der eigenen IT-Abteilung oder Buchhaltung führen. In diesem Fall werden weit mehr Ressourcen benötigt als ursprünglich geplant.
4. Wie behalte ich den Überblick über offene Forderungen und Beitreibungserfolge?
Outsourcing bedeutet natürlich auch, dass Unternehmen einen signifikanten Teil ihrer Geschäftsvorfälle aus der Hand geben. Immerhin werden im Schnitt ca. 20 % aller Forderungen nicht termingerecht bezahlt. Den Überblick über die Finanzlage bzw. Beitreibungserfolge behalten Unternehmen nur, wenn ein einheitliches und übersichtliches Reporting zur Verfügung gestellt werden kann. Bei einer Vielzahl von Partnern wird sich Einheitlichkeit allerdings nur mit sehr viel Abstimmung und Kooperationsbereitschaft seitens der Partner sicherstellen lassen.
Aus meiner Erfahrung schützt die intensive Beschäftigung mit den oben genannten Fragen vor (bösen) Überraschungen bei der Implementierung und langfristigen Zusammenarbeit mit einem oder mehreren Partnern für das internationale Inkasso.