Jahresrückblick 2020 aus Sicht von Human Resources vor dem Hintergrund von Covid-19 und Mobile Office

Hallo Kai, wie gut funktioniert das derzeitige Arbeiten aus dem Home-Office bei Arvato Financial Solutions?

Kai: Insgesamt klappt das sehr gut. Als Anfang März der erste Lockdown stattgefunden hat, mussten wir zügig handeln und sind fast flächendeckend innerhalb von 2 Wochen ins Home-Office umgezogen. Circa 25% haben weiterhin wechselnd und nicht gleichzeitig aus den Büros heraus gearbeitet. Derzeit sind wir sogar bei einer Quote von rund 10-12%. Der Switch auf das Modell des flächendeckenden Home-Office hat überraschend reibungslos funktioniert. Es gab zwar einige anzupassende, technische Aspekte, allerdings zeigen Auswertungen, dass unsere Mitarbeitenden den Weg in die Arbeit von Zuhause äußerst gut hinbekommen haben.

Hattest Du Bedenken als die Mitarbeitenden längerfristig ins Home-Office geschickt wurden?
Wenn ja, wurden diese bestätigt?

Kai: Ich glaube ich spreche für viele Firmen, wenn ich sage: Wir konnten uns das alle gar nicht vorstellen, dass wir die Umstellung so schnell und pragmatisch umsetzen können. Ich bin sehr positiv überrascht worden, wie gut es funktioniert hat. Allerdings müssen wir jetzt an verschiedenen Stellen nacharbeiten. Das was wir pragmatisch umgesetzt haben, gießen wir in diesen Tagen mit dem Gesamtbetriebsrat und den lokalen Betriebsräten in Vereinbarungen. Wir müssen mit unseren Geschäftskunden nochmals überprüfen, wie die Home-Office Situation dauerhaft gestaltet werden kann. Da gibt es eben nun einige Dinge, die wir beachten und aufarbeiten müssen. Es sind zum einen Formalien, aber auch diese müssen nachgezogen werden. Rein aus technischer Perspektive hat die Umstellung sehr gut funktioniert. Wir gehen aber noch deutlich weiter. Wir machen das gesamte Unternehmen mobiler und agiler. So standardisieren wir derzeit die Büros, damit wir die Arbeitsplätze künftig über eine Booking-App buchen können. Übrigens werden wir über diese App nicht nur Arbeitsplätze, sondern auch Konferenzräume und Parkplätze buchen können. Die Piloten starten im ersten Quartal 2021.

Inwiefern haben die letzten Monate Deine Sichtweise auf zukünftige Arbeitsmodelle verändert?

Kai: Wir haben aus der sehr positiven Erfahrung heraus ein groß angelegtes Projekt aufgesetzt, welches wir auch bis Ende diesen Jahres abgeschlossen haben möchten und im neuen Jahr umsetzen wollen. Das Projekt nennt sich „Mobile Work“. Hier wollen wir sowohl das Thema des Mobilen Arbeiten in allen Ausprägungen, vom reinen Home-Office bis zum Thema „Hybrid Work“, also Arbeiten von Zuhause aber auch von anderen Orten, grundsätzlich neu aufsetzen. Meine Sichtweise hat sich einmal hinsichtlich der technischen und der pragmatischen Sicht geändert, insofern dass sich die Einstellung der Führungskräfte, aber auch der Mitarbeitenden flächendeckend geändert hat. Ich habe in der Vergangenheit häufig gemerkt, dass Führungskräfte äußerst aufgeschlossen sind, in Hinblick darauf, einzelne Tage von zu Hause aus zu arbeiten. Aber das wir im großen Stil, auch auf längere Zeiträume problemlos von zu Hause aus arbeiten, das konnten sich die Führungskräfte genauso wenig wie ich vorstellen. Und da hat die Praxis uns eines Besseren belehrt.

Wäre das Projekt auch ohne Corona umgesetzt worden?

Kai: Wir hatten im letzten Jahr mit einem ersten Projekt zum Thema „Mobile Office/Home-Office“ angefangen. Die Thematik war uns also nicht gänzlich neu. Allerdings hat die Corona-Situation viel mehr Rückenwind und Nachdruck in das Projekt gebracht. Das hätten wir so schnell, umfassend und konsequent nicht umgesetzt. Bis Ende diesen Jahres wären wir ohne Corona nicht an dem Stand, an dem wir heute sind.

Welche Vorteile bringt Deiner Meinung nach das „Mobile Office“ mit sich? 

Kai: Es bringt eine enorme Flexibilität und Attraktivität für uns als Arbeitgeber. Die Attraktivität bezieht sich nicht nur auf die bestehenden Mitarbeitenden. Auch hinsichtlich der Rekrutierung und unserer Arbeitgebermarke ist das sicherlich etwas, das uns attraktiver für Bewerbende macht. Und das nicht nur für die Generationen X, Y, Z. Zusätzlich ändern sich auch unsere Rekrutierungseinzugsgebiete. Wenn Mitarbeitende nicht jeden Tag ins Office, sondern vielleicht nur an einem Tag in der Woche kommen, sind z.B. die Wegezeiten ganz anders zu kalkulieren. Das Einzugsgebiet wird also größer, was für uns als Arbeitgeber natürlich sehr interessant ist. Hinzu kommt der Aspekt, dass wir uns durch die neuen Arbeitsformen „Hybrid Work“ oder „New Work“ insgesamt bei den Räumlichkeiten flexibler aufstellen können. Es gibt eine Vielzahl an Vorteilen, die wir validieren und uns im Detail nochmals anschauen werden.

Wie kann sichergestellt werden, dass die soziale Komponente hinsichtlich des Arbeitens im Home-Office nicht verloren geht?

Kai: Es ist sehr wichtig den Aspekt der sozialen Komponente zu berücksichtigen. Das ist in der Tat etwas, wo wir zurzeit ein bisschen von der Substanz leben. Die sozialen Kontakte, die wir in der Vergangenheit aufgebaut haben, müssen in Zukunft auf eine andere Art und Weise geknüpft werden. Dafür haben wir leider auch noch keinen Königsweg gefunden. Jedoch gibt es bestehende Möglichkeiten wie virtuelle Treffen sogenannte Virtual Coffee Corner* im Rahmen von Management und Team Meetings. Wir geben den Führungskräften und den Mitarbeitenden bewusst mit, den sogenannten Smalltalk nicht wegfallen zu lassen. Schließlich ist genau das die Gefahr, wenn man sich per Teams oder Skype verabredet, dass solche Themen dann zunächst wegfallen. Das kann man auch nicht verübeln, schließlich haben wir das so nicht gelernt und sind es nicht gewohnt. Deshalb sollte man sogar dazu übergehen, sich ganz bewusst am Abend nochmals als Team zusammen zu finden. Das mache ich auch mit meinen direkten Mitarbeitenden. Wir verabreden uns ganz konkret, um eine Art After-Work Veranstaltung für uns selbst als Team anzugehen. Dort wird das Thema Arbeit komplett ausgeblendet. Wir nehmen uns Zeit den Abend gemeinsam ausklingen zu lassen und kochen gemeinsam oder nehmen auch hin und wieder ein nettes Getränk zu uns *schmunzeln*.

Was ist rückblickend Dein Fazit für das vergangene Jahr, hinsichtlich des Umgangs mit Covid-19?

Kai: Wir haben insgesamt sehr schnell als Firma aber auch gesellschaftlich flink reagiert. Dabei haben wir die Gesundheit der Mitarbeitenden und der Bevölkerung als Ganzes an die erste Stelle gestellt. Mit einer klaren Marschroute sind wir gut durch die bisherige Corona-Zeit gekommen. Leider stiegen die Infektionszahlen auch in Deutschland zuletzt wieder weiter an. Daher sollten wir gerade jetzt konsequent unsere Vorgehensweisen weiterverfolgen und den Gesundheitsschutz vorne anstellen. Das bedeutet auch gezielt Mitarbeitende aus Risikogebieten erstmal in häusliche Quarantäne zu schicken. Natürlich werden wir die Klassiker wie Handhygiene, Abstandhalten und Mundschutz tragen, auch konsequent als Personaler und Führungskräfte vorbildhaft vorleben. Zeitgleich werden wir aber auch unsere Mitarbeitenden immer wieder ermutigen in dieser Hinsicht entschlossen dabei zu bleiben.

Vielen Dank für das Interview Kai. Das war ein interessanter und spannender Einblick.

Kai: Sehr gerne. Es hat mich gefreut einen Einblick in unseren Umgang mit der Pandemie zu zeigen und hoffen, wir konnten eventuell für den einen oder anderen Arbeitgeber interessante Impulse in dieser schwierigen Zeit geben. Bleiben Sie gesund!

*Virtual Coffee Corner: Die virtuelle Kaffeepause soll die derzeit fehlende Begegnungen und kurzen Pläuschchen im Flur oder an der Kaffeemaschine kompensieren. Dazu werden in Zeiten des Home-Office virtuelle Kaffeepausen eingestellt, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben sich privat untereinander auszutauschen.