Zoeken

Internationale incasso: wat echt van belang is bij internationale incassodiensten

Tanja Musolf
02.06.2022 | 5 minuten
CrossCollect - International Debt Collection Services

Bij internationale incassodiensten verlopen de processen op de afzonderlijke lokale markten soepel. Soms zijn ze echter te complex en te gevarieerd om naadloos op elkaar aan te sluiten. Het is de kunst om dit onder de knie te krijgen. En dat is zeker niet onbeduidend. Ondernemingen die in het buitenland vorderingen genereren, moeten immers rekening houden met tal van verschillen op het gebied van regelgeving, wetgeving en samenleving. Het lokale bedrijf moet dus worden opgezet op een manier die specifiek is voor het land. Tegelijkertijd moet het ook centraal bestuurd worden – met andere woorden: de ‘glocalization’ van inbare vorderingen. 

Uitdagingen bij internationale incassodiensten

Bij grensoverschrijdende incassodiensten is lokaal debiteurenbeheer onontbeerlijk vanwege de verschillende culturen en marktomstandigheden. Deze gedecentraliseerde aanpak stelt bedrijven echter voor aanzienlijke uitdagingen: van het selecteren van de juiste partner ter plaatse, tot regelgeving en beheer, alsook technische integratie en transparante rapportage. 

De lijst van specifieke voorschriften en wetten per land is lang en soms sterk verschillend. In landen als Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland mogen – bij wet geregelde – incassokosten worden aangerekend. In de meeste andere landen, ook binnen Europa, is dat echter niet mogelijk. Daarnaast zijn er verschillende vereisten inzake gegevensbescherming en consumentenbescherming die ook van invloed zijn op de uitvoering van het incassoproces. Specifieke nationale praktijken zijn al even belangrijk. Elke markt heeft zijn eigen kenmerken waarmee rekening moet worden gehouden. Dit vraagt om lokale expertise – één partner per land die zowel de lokale organisaties als de wetten en gebruiken kent. 

Markten zijn moeilijk te beheren

Afgezien van de specifieke voorwaarden per land zelf, is het tijdrovend en vaak ingewikkeld om in de betreffende landen lokale dienstverleners voor incassodiensten te selecteren, met elkaar in contact te brengen en te managen. Bovendien is het ongelooflijk moeilijk om verschillende rapporteringssystemen per land met elkaar te vergelijken. De informatie over transacties, wettelijke beperkingen en termijnen verschillen te veel van land tot land. Ook de vorm en inhoud van de verslagen verschillen per partnerland. Dit betekent dat het praktisch onmogelijk is voor alle landen om een uniform verslag te presenteren, met inbegrip van een vergelijkbaar overzicht van de realiseringspercentages. Dit maakt het voor de centrale afdelingen moeilijk om de prestaties van de afzonderlijke landen te beoordelen en te vergelijken. Ze slagen er nog minder in om het potentieel voor verbetering aan het licht te brengen. Bovendien is de benodigde operationele inspanning om de landenpartners te beheren, enorm hoog en omslachtig zonder een goede gegevensbasis. 

Internationale expertise met centraal management op een innovatief IT-platform – CrossCollect

Wat als toegang tot de afzonderlijke oplossingen per lang mogelijk zou zijn op een centraal, geautomatiseerd IT-platform? Een gegevensplatform zou specifieke individuele oplossingen over de hele linie bruikbaar maken door interfaces en functies te harmoniseren en te standaardiseren. CrossCollect biedt dit IT-gegevensplatform, waarmee bedrijven hun wereldwijde debiteurenbeheer centraal kunnen orkestreren. 

Onze 11 Arvato units, onze eigen lokale incassobedrijven en geselecteerde lokale partners in 21 landen zetten zich in om onze cliënten lokale ondersteuning te bieden. Daardoor krijgen internationale bedrijven de perfecte combinatie van lokale expertise en centraal management via een sterk geautomatiseerd platform, alsook consistente en vergelijkbare rapportering. Wij bestrijken in totaal 11 valuta's. Incassodiensten worden verleend door lokale deskundigen en beheerd via een centrale IT- en organisatiestructuur. Dit maakt het zoeken naar competente lokale partners overbodig, evenals de kosten van het beheer van de dienstverleners. 

Om nog meer landen van onze klanten te bestrijken, zal in de toekomst een internationale Collection Hub worden toegevoegd aan de lokale verwerking. Hierdoor zullen bedrijven met talrijke klanten over de hele wereld individuele internationale vorderingen kunnen verwerken vanuit één enkel systeem met een digitale workflow. Een centrale interface zorgt voor een snelle integratie. De kosten zijn aanzienlijk lager in vergelijking met de verdeling van individuele vorderingen onder plaatselijke tussenpersonen, als dit al mogelijk is gezien het geringe volume. De Collection Hub is daarom bijzonder de moeite waard voor ondernemingen met weinig incasso’s per land van vestiging, maar met een wereldwijde distributie. 

We zetten de voordelen van CrossCollect even op een rijtje

  • Lokale expertise: consumenten ervaren een optimale gebruikerservaring dankzij een perfecte aanpassing aan specifieke marktomstandigheden en specifieke nationale regelgeving. 
  • Centraal management van incassodienstverleners: wij coördineren centraal de lokale incassodienstverleners. Er bestaat dus maar één contactpersoon. 
  • Minimale inspanning, maximale efficiëntie: verzorging van internationale behoeften via een centraal IT-platform en een uniforme interface. Dankzij deze plug-and-play interface is het debiteurenbeheer naar behoefte opschaalbaar en flexibel te configureren in andere landen – met de Collection Hub in de toekomst in nog meer landen. 
  • 100 procent transparantie: ontvang consistente en informatieve rapporten voor elk land die gemakkelijk met elkaar te vergelijken zijn. De beste praktijken die met het hele Arvato Financial Solutions-panel worden gedeeld, zijn begrijpelijker om algemene resultaten te maximaliseren. 
  • Verhoogde realisatiegraad: dankzij marktspecifieke aanpassingen is succesvol herstel in een mum van tijd te vergroten. 

Incasso op internationaal niveau moet ernaar streven de beste individuele oplossingen samen te stellen met een modulaire aanpak en deze efficiënt te beheren via een centraal platform waar alle diensten met elkaar samenwerken. Met CrossCollect is dat volgens mij beter geslaagd dan ooit tevoren. 

Neem contact met ons op
Tanja Musolf
Vice President International Key Account Management