Slik gikk de frem da 1.8 millioner fakturaer skulle samles på ett sted

Schibsted

Automatisering og digitalisering ble nøkkelen da Schibsted skulle bedre fakturaflyten

Julie Heggedal er leder for kredittavdelingen i Schibsted og har vært tett på samarbeidet med Arvato siden høsten 2017. Foto: Brand Studio, Schibsted

– Som ett av Norges største mediekonsern, sier det seg selv at Schibsted er et sammensatt og komplekst selskap med forholdsvis omfattende prosesser. Spesielt når det gjelder håndtering av ulike betalingsløsninger, sier Julie Heggedal, leder for kreditt i Schibsted.

Høsten 2017 valgte Schibsted derfor å se seg om etter en ny leverandør for distribusjon av fakturaer, reskontroavstemming, altså matchingen mellom faktura og innbetaling fra kunder, kundeservice.

Etter en lengre anbudsrunde falt valget på Arvato, som på kort tid har hjulpet mediekonsernet å automatisere og digitalisere enda flere av sine fakturaer.

Tidligere har Schibsted, som blant annet eier avisene Aftenposten, VG og e24, hatt det Heggedal omtaler som mer fragmenterte prosesser. Derfor valgte man for to år siden å finne en helhetlig totalløsning.

– Utgangspunktet for endringen var at vi ønsket å samle hele «order to cash»-flyten hos én og samme partner, forklarer Heggedal.

– På en måte kan man si at Arvato har blitt en forlenget arm som bidrar både eksternt og internt i Schibsted, fortsetter hun.

Positivt samarbeid

Siden mars i fjor har Arvato vært totalleverandør, både til privat- og bedriftskunder, i tillegg til «inhouse» faktureringsprosesser.

– For oss er det veldig verdifullt å ha en leverandør å forholde oss til i alle stegene fra fakturautsendelse til kundens innbetaling. Dette gir oss bedre kontroll på prosessene og kortere vei dersom det skulle oppstå noe som krever rask håndtering. Det opplever jeg samarbeidet med Arvato har bidratt positivt til, forteller Heggedal.

– Man må heller ikke glemme kunderservicedelen. Jeg ser ikke bort ifra at vi som mediekonsernet har blitt enda mer tilgjengelige overfor våre kunder, som er veldig viktig for oss.

Les mer: Slik kan bedriften tjene på en forbedret purreprosess

Arvato har etablert et kundesenter i Sandefjord som kun betjener Schibsteds kunder, en tjeneste kredittsjefen er godt fornøyd med.

– Vi har et tett samarbeid med senteret og målet er at kundeopplevelsen skal være minst like god som om de hadde kontaktet Schibsted eller våre selskaper direkte for spørsmål rundt faktura og innbetaling, sier Julie Heggedal.

Dersom kredittsjefen ser tilbake på det siste året, er det spesielt tre faktorer som har vært viktige for mediekonsernet;

  • Å gjøre flere faktuarer digitale,f.eks gjennom e-post
  • Redusere tap når kunden ikke betaler
  • Høy kundetilfredshet gjennom hele kundereisen, fra bestilling og levering av tjenester, til fakturering og betaling.

– Vi ønsket å gjøre enda flere fakturaer digitale, altså elektronisk og over på e-post. Vi ønsket lavere tap, altså færre tapte penger når kunder ikke betaler. Og ikke minst; høy kundetilfredshet, fra bestilling og levering av tjenester, til fakturering og betaling. Det viktigste for Schibsted er at kundene kjenner seg ivaretatt og behandlet med profesjonalitet og respekt i alle ledd av det som har med innbetaling å gjøre, poengterer hun.

Verdifull innsikt til videre vekst

I tillegg til at Arvato har utviklet et eget verktøy og fakturaportal som gjør det mulig å skreddersy og tilpasse fakturaene, snakker Heggedal om den nye måten å rapportere på, med stor entusiasme.

– Vi får veldig god rapportering, såkalt business intelligence. Rapportene vi får går enda dypere og bredere enn tidligere og gir oss betydningsfull innsikt i hvordan vi jobber, og hvordan og på hvilke områder vi kan levere enda bedre overfor våre kunder. Samtidig som den ivaretar GDPR ansvaret vi har.

Ifølge Heggedal bidrar rapporten til å samle nødvendig data for de ulike underselskapene.

Derfor er høy kundetilfredshet det viktigste hvis du ønsker å lykkes med purreprosessen

– Fra et økonomisk perspektiv gir dataen vi får fra Arvato muligheten til å spå fremover. Med gode rapporteringsverktøy er det lettere å vite utviklingen for neste kvartal, som igjen gjør prosessene rundt den interne rapporteringen i konsernet mer effektiv og presis. Min opplevelse er at vi står sterkere med tanke på vekst i fremtiden og i det å møte kundene våre på en så god måte som mulig, poengterer Julie Heggedal, leder for kreditt i Schibsted.

Vil du vite mer om hvordan vi kan hjelpe din bedrift å vokse?

Kristin Reklev
Kristin Reklev
Senior Sales Manager
Phone
+47 22 87 89 20
Nicolai Grønvold
Nicolai Grønvold
Senior Sales Manager
Phone
+47 22878920
Kontakt
Karriere