01.08.2019

Følger du disse ekspertrådene, går færre fakturaer til inkasso

Av og til hører man historier om hvordan et beløp på 22 kroner har vokst til 5000 kroner, forteller Terje Gaasholt, Direktør for drift i Arvato i Norge og Danmark.

– Det er Ikke ofte, men det kan jo skje. Og når sant skal sies, er det ingen bedrifter som ønsker at en kunde skal få flere purringer og gebyrer. Det er ikke bra for noen parter, sier han.

Til daglig er Gaasholt leder for Arvatos driftsavdelinger når det gjelder tjenester tilknyttet innfordring, finansiering og inkasso i Norge og Danmark.

Ifølge Arvato’s innsiktsrapport om hvordan man kan forbedre purreprosessen, er det i hovedsak tre avgjørende faktorer for å redusere antall faktura som går til inkasso, og samtidig redusere kostnader knyttet til selve prosessen.

– Det aller viktigste, og for så vidt innlysende, er å gjøre det enkelt for kunden å betale, først fakturaen og hvis den forfaller - purringen. I bunn og grunn er dette eneste måten å unngå inkasso, sier Gaasholt.

I tillegg er gode rutiner for purring den beste hjelpen i å hindre store purre- og inkassogebyr, både for bedrift og for kunde.

Tre strategier for suksess

Gaasholt trekker fram tre strategiske faktorer for suksess:

  • Fokuser på kunden og kundereisen til enhver tid
  • Benytt deg av de tekniske mulighetene som finnes gjennom digitalisering og automatisering
  • Tilby effektive og varierte betalingsalternativ overfor sluttkunden

Oppsummert forklarer han det slik:

– Ideelt sett vil kundetilfredsheten øke gjennom en strømlinjeformet betalingsprosess, samtidig som tap på fordringer effektivt holdes på et minimum. Dette vil også ha positiv innvirkning på bedriftens omdømme.

– Er i tillegg kunden fornøyd med informasjonen og kommunikasjonen, er det større sannsynlighet for at man vil fortsette å bruke og kjøpe tjenestene dine. 

– Ideelt sett vil kundetilfredsheten øke gjennom en strømlinjeformet betalingsprosess, samtidig som tap på fordringer effektivt holdes på et minimum.
Terje Gaasholt Terje Gaasholt
Director Operations

Fram til 2017 var det ikke lov til å sende purringer eller inkassovarsler digitalt.

– Det er lov nå, men med unntak av digipost og eboks finnes det ingen offentlig godkjente løsninger for denne typen kommunikasjon mellom kunde og bedrift. Men - dersom kunden gir samtykke til å kommunisere via en digital plattform er mye gjort, forklarer Gaasholt.

Et eksempel på en slik løsning kan være en strømleverandørs digitale portalløsning, der kunden logger seg inn og registrerer strømforbruket, og mottar fakturaene der.

- Bli enig med kunden om at faktura og purringer sendes digitalt. Da sikrer man kommunikasjon på en måte kunden selv har valgt. Det er avgjørende, skal man lykkes med gode systemer for fakturering og purring.

Hva skal bedriften gjøre dersom kunden ikke betaler fakturaen?

– Den enkleste måten å helgardere seg er å digitalisere og automatisere systemene. Er fakturaer og purringer automatisert, er det mindre sannsynlighet for at det skjer feil - i den ene eller den andre enden. Da er det også større sjanse for at originalfakturaer og purringer kommer til rett person i rett kanal. Mer kan du ikke gjøre.

Og nettopp derfor ønsker ikke Gaasholt å stigmatisere;

– Kanskje grunnen til at man ikke har betalt en faktura, er fordi man rett og slett ikke har sett den. Man må treffe kunden på den kanalen kunden faktisk bruker - og som han eller hun kommer til å svare på.

Hva gjør at en bedrift ikke lykkes?

– Det er mange aspekt som spiller inn, men det viktigste er tid. Tid er penger, er det noe som heter, og når det gjelder fakturering, er det helt sant. Når man driver en bedrift er det avgjørende at kunden betaler når han skal. Jo lavere DSO- «Days Sales Outstanding» - altså tiden fra du har levert en vare eller tjeneste til kunden betaler, jo bedre går bedriften. Derfor er det viktig å sette igang med faktureringen så tidlig som mulig.

– Sørg for å kjenne kundene dine og ha en solid kredittpolicy der du er bevisst på hvilke kunder du ønsker. Og det kanskje viktigste: Digitaliser og automatiser der du kan. Slik kan du enkelt sikre deg at dersom pengene ikke har kommet inn innen betalingsfristen, går purringene ut automatisk, sier Terje Gaasholt, direktør for drift i Arvato i Norge og Danmark. 

Fant du ikke det du lette etter? Send oss en henvendelse. Vi tar kontakt med deg så raskt vi har anledning.
Dette feltet er påkrevd.
Dette feltet er påkrevd.
Det oppstod en feil under henting av captcha-bilde

Jeg har lest, og godtar personvernerklæringen.