Så gick det till då 1.8 miljoner fakturor samlades på ett och samma ställe

Schibsted

Automatisering och digitalisering blev nyckeln när Schibsted skulle förbättra fakturaflödet

Julie Heggedal är Kreditchef på Schibsted och har haft ett tätt samarbete med Arvato sedan hösten 2017. Foto: Brand Studio, Schibsted

Som en av Norges största mediekoncerner säger det sig självt att Schibsted är ett sammanhållet och komplext företag med relativt omfattande processer. Särskilt när det gäller hantering av olika betalningslösningar, säger Julie Heggedal, Kreditchef på Schibsted.

Hösten 2017 valde Schibsted därför att se sig om efter en ny leverantör för administration av fakturor och reskontraavstämning, dvs matchningen mellan faktura och kundinbetalning, kundservice.

Efter en omfattande upphandling föll valet på Arvato, som på kort tid har hjälpt mediegruppen att automatisera och digitalisera ännu fler av sina fakturor.

Tidigare hade Schibsted, som bland annat äger tidningarna Aftenposten, VG och e24, mer splittrade processer menar Heggedal. Därför valde de för två år sedan att hitta en heltäckande lösning.

- Utgångspunkten för byte av leverantör var att vi önskade samla hela ”order to cash”-flödet till en och samma partner, förklarar Heggedal.

"Man kan säga att Arvato har blivit en förlängd arm som bidrar både externt och internt till Schibsted," fortsätter hon.

Positivt samarbete

Sedan mars i fjol har Arvato varit vår kompletta leverantör till både privat- och företagskunder, utöver våra faktureringsprocesser "inhouse".

– För oss är det mycket värdefullt att ha en leverantör att förhålla sig till i alla led, från fakturautskick till kundens inbetalning. Detta ger oss bättre kontroll över processen och gör att vi kan agera direkt om något skulle ske som kräver snabb hantering. Där känner jag att samarbetet med Arvato har bidragit positivt, fortsätter Heggedal.

– Vi ska inte heller glömma kundservicedelen. Jag kan inte bortse ifrån att vi som mediegrupp har blivit ännu mer tillgängliga för våra kunder, vilket är mycket viktigt för oss. 

Arvato har etablerat ett Kundservicekontor i Sandefjord som endast betjänar Schibsteds kunder, en tjänst som kreditchefen är mycket nöjd med.

– Vi har ett tätt samarbete med kontoret och målet är att kundupplevelsen skall vara minst lika bra som om de hade kontaktat Schibsted eller våra företag direkt för frågor angående faktura och betalning, säger Julie Heggedal.

Då kreditchefen blickar tillbaka på det senaste året så är det speciellt tre faktorer som har varit viktiga för mediekoncernen;

  • Ökad mängd digitala fakturor t.ex. via e-post
  • Minskad förlust när kunden inte betalar
  • Högre kundnöjdhet under hela kundresan, från beställning och leverans av tjänster, till fakturering och betalning

– Vi ville göra ännu fler fakturor digitala, dvs elektroniskt och via e-post. Vi ville minska förlusten när kunder inte betalar. Och inte minst: högre kundnöjdhet, från beställning och leverans av tjänster, till fakturering och betalning. Det viktigaste för Schibsted är att kunderna känner sig trygga och blir behandlade på ett proffsigt och respektfullt sätt i alla led som har med betalningsprocessen att göra, poängterar hon.

Värdefull insikt till vidare tillväxt

Förutom att Arvato har utvecklat ett eget verktyg och en fakturaportal som gjort det möjligt att skräddarsy och anpassa fakturorna, berättar Heggedal engagerat om det nya sättet att rapportera på:

– Vi får en mycket bra rapportering, så kallad business intelligence. De rapporter som levereras ger oss mer specifik och bredare information än tidigare vilket gör att vi får en betydelsefull insikt i hur vi arbetar samt över vilka områden som kan utvecklas ytterligare för våra kunder. Samtidigt är rapporteringen i linje med den skyldighet vi har enligt GDPR.

Enligt Heggedal är rapporten värdefull för att samla nödvändig data för de olika dotterbolagen.

Därför är hög kundnöjdhet viktigast om du vill lyckas med påminnelseprocessen 

– Från ett ekonomiskt perspektiv kan vi blicka framåt på ett helt annat sätt med den data som vi får från Arvato. Med bra rapporteringsverktyg ser vi tydligt utvecklingen för nästkommande kvartal, vilket gör de interna processerna för rapportering i koncernen mer effektiv och precis. Min erfarenhet säger mig att vi kommer stå starkare inför tillväxt i framtiden genom att bemöta våra kunder på bästa sätt, påpekar Julie Heggedal, kreditchef på Schibsted.

Kontakt
Jobbsök