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Viele Köche verderben den Brei! Gilt das auch für das internationale Inkasso?

Tanja Musolf
27.09.2020 | 5 minutes
Die Beachtung der verschiedenen Regelungen ist essentiell!

Lokale Vorschriften als Herausforderung – Beispiel Niederlande, Belgien, Frankreich

Fakt ist: Die Gesetzgebung in den verschiedenen Ländern ist unterschiedlich. Das gilt sogar in der Europäischen Union, wo bereits vieles harmonisiert wurde.

Lokale Unterschiede

Unterhalb der höchsten Gesetzgebungsebene unterscheiden sich Länder dann aber doch oft signifikant – sogar in teilweise überlappenden Sprachräumen wie den Niederlanden, Belgien und Frankreich. Das stellt das internationale Inkasso vor besondere Herausforderungen. Hier einige Bespiele für Unterschiede in der Regulierung des Forderungsmanagements:

  • In den Niederlanden können Inkassogebühren erhoben werden; wenn auch in einem strikt geregelten Rahmen.
  • In Belgien können Mahngebühren in Rechnung gestellt werden, sofern sie verhältnismäßig, gerechtfertigt und durch AGBs vertraglich geregelt sind.
  • In Frankreich ist es nicht erlaubt, Inkassogebühren zu erheben. Inkassobüros erhalten hier einen bestimmten Prozentsatz der beigetriebenen Hauptforderung.

Die Liste spezieller Regelungen und Gesetze in diesen und anderen europäischen und außereuropäischen Ländern lässt sich unendlich fortsetzen und die Tücke liegt im Detail. Da scheint es doch logisch, pro Land „einen Koch“ bzw. einen Inkassodienstleister einzusetzen, der die lokalen Gegebenheiten und den lokalen „Geschmack“ kennt; auch hinsichtlich der kundenorientierten Ansprache säumiger Zahler.

Lokale Vorschriften

Niederlande

Niederlande

Inkassogebühren können erhoben werden.

Belgien

Belgien

In Belgien können Mahngebühren in Rechnung gestellt werden

Frankreich

Frankreich

In Frankreich ist es verboten, Inkassogebühren zu erheben

Die unterschiedlichen lokalen Vorschriften stellen eine große Herausforderung für das internationale Inkasso dar. Beispiele für die verschiedenen Regelungen sind:

Übergreifende Prozessoptimierung versus „Local Cooking“

Durch meine langjährige Erfahrung mit den Besonderheiten im internationalen Inkasso bin ich entschiedene Befürworterin des Einsatzes von lokaler Expertise. Zugleich bin ich jedoch auch ein großer Fan von Transparenz und Prozessoptimierung.

Diese letzteren beiden wichtigen Aspekte leiden allerdings oft, wenn zentral gesteuerte Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit auf verschiedene Länder ausdehnen und jeweils lokale Finanzdienstleister oder Inkassobüros mit der Abwicklung des Forderungsmanagements beauftragen. Spätestens, wenn es um eine einheitliche Umsetzung und die ganzheitliche Prüfung und Verbesserung von Prozessen und deren Ergebnisse geht, werden die Schwächen dieses Vorgehens meist sichtbar. Hier zwei Beispiele:

  • Verschiedene Dienstleister nutzen in der Regel unterschiedliche Methoden oder Schnittstellen für den Transfer der Akten – und die sind nicht alle gleich sicher, schnell und gut bedienbar. Das bedeutet nicht zuletzt Mehrarbeit für die zentrale IT Abteilung bei der Einrichtung, Prüfung und Weiterentwicklung des Datentransfers.
  • Bei unterschiedlichen Inkassopartnern unterscheiden sich Form und Inhalt des Reportings häufig – je nachdem welche Systeme eingesetzt und wieviel Intelligenz und Kreativität in Analyse- und Reporting-Tools gesteckt werden. Für die zentralen Abteilungen ist es dadurch schwierig, die Performance der einzelnen Länder einzuordnen, miteinander zu vergleichen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken.

Trotz guter Einzelleistungen der beitragenden Inkassodienstleister ist es also schwierig, auf diesem Wege ein perfektes Gesamtergebnis zu erzielen.

Wunschprozess oder Wunschpartner?

Um Unzulänglichkeiten des lokalen Ansatzes für das internationale Inkasso zu vermeiden, können Unternehmen natürlich selbst Prozesse definieren und entsprechende Vorgehensweisen von den einzelnen Dienstleistern einfordern. Aber auch hier laufen Unternehmen Gefahr, dass die lokalen Auslegungen und Umsetzungen abweichen. Folglich müssen sie selbst wieder viel Prüfungs- und Koordinationsaufwand betreiben, statt sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Eine Alternative zur Definition und Überwachung der Prozesse im eigenen Hause ist die Einbindung eines zentralen Partners für das internationale Inkasso.

Zentraler Partner

Hier gilt es zu überlegen, was dieser mitbringen sollte. Neben Präsenz und Expertise in den relevanten Ländern, sollten das jedenfalls standardisierte und automatisierte Prozesse zum Datenaustausch, vereinheitlichte und übersichtliche Reports und auch die Überwachung und Verbesserung wichtiger Parameter wie Reaktionszeiten und Kundenzufriedenheit sein. Auch ein zentraler Ansprechpartner für alle Belange der Zusammenarbeit ist wichtig.

Um auf die Ausgangsfrage und mein entschiedenes „Jein“ zu Anfang zurück zu kommen. NEIN, verschiedene Köche bzw. lokale Inkassoexperten verderben grundsätzlich nicht den Brei. Sie sind im Gegenteil sogar unerlässlich, wenn es darum geht, mit den jeweiligen Gesetzen und Marktgegebenheiten richtig umzugehen. Und JA, aus zentraler Sicht können durch rein lokale Partnerschaften zusätzliche Aufwände und ein unvollständiges Gesamtbild entstehen. Es fehlt dann quasi der Maître de Cuisine, also die zentrale Kompetenz und Koordinationsfunktion, die dafür sorgt, dass das Potential im Inkasso optimal ausgeschöpft wird. Dieser kann zum Beispiel ein international agierender Finanzdienstleister sein, der alle Prozesse effizient über eine innovative Plattform steuert.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihr internationales Inkasso durch die Kombination aus lokaler Expertise und zentraler Steuerung optimieren können, sprechen Sie uns gerne an.

Unsere Inkasso Experten

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Tanja Musolf
Vice President International Key Account Management